Scholen staan voor grote uitdagingen waardoor iets als ‘het schrijven van een nieuwsbrief’ voelt als een klusje dat ook nog even moet. Best kans dat je daarom beknibbelt op de tijd en aandacht die voor het schrijven ervan nodig is.
Toch is het de moeite waard om iets meer van je schaarse tijd in de nieuwsbrief te steken.
Een effectieve nieuwsbrief levert tijdwinst op:
– duidelijke communicatie verhoogt de betrokkenheid…
– en voorkomt dat mensen vragen blijven stellen of (opnieuw) in discussie willen.
Korte inhoud
In deze blog stel ik je voor aan mijn schrijfmaatje API en leg ik uit hoe API jou helpt om effectieve nieuwsbrieven te schrijven.
Ontmoet API
API staat voor: Ambitie – Publiek – Inhoud
Wat is je ambitie?
Misschien staat het schrijven van de nieuwsbrief gewoon in je planning en is dat de reden dat je eraan begint. Je hebt een document geopend en wilt direct starten…
Stop. Doe dat niet!
Als je een nieuwsbrief verstuurt, moet dat altijd met een reden zijn. Daarom is de eerste vraag:
Wat is je ambitie met het versturen van deze nieuwsbrief? Wat wil je ermee bereiken?
Het is hierbij goed om te bedenken dat er ‘directe’ doelen zijn: je wilt ouders bijvoorbeeld informeren over een schoolreisje. Maar ook indirecte doelen: door regelmatig een informatieve nieuwsbrief te versturen, werk je aan de vertrouwensrelatie met ouders.
Aanvullende vragen:
1. Wat wil je dat de lezer over het onderwerp weet nadat hij het stuk heeft gelezen?
2. Wat wil je dat de lezer doet na het lezen van het stuk?
En nu we het toch over de lezer hebben:
Welk publiek leest je nieuwsbrief?
Stuur je de nieuwsbrief naar ouders, studenten, kinderen, collega’s of andere belanghebbenden?
Misschien bestaat je publiek wel uit meerdere doelgroepen.
Aanvullende vragen:
1. Wat is jouw relatie met de lezer van het stuk?
2. Wat is de voorkennis van deze lezers?
3. Welke houding hebben zij tegenover het onderwerp?
4. Wat vinden ze belangrijk?
5. Is het nodig om verschillende versies van de nieuwsbrief te maken voor verschillende groepen lezers?
Hoe beter jij je publiek voor ogen hebt, hoe effectiever je nieuwsbrief zal zijn. Je kunt je lezers dan namelijk aanspreken op de manier die het beste bij hen past.
Ook dit draagt bij aan een indirect doel: door als schoolorganisatie te laten zien dat je je lezers kent en begrijpt, voelen zij zich serieus genomen.
Met welke inhoud bereik jij je publiek en je ambitie?
Nu je twee belangrijke elementen in kaart hebt gebracht, kun je gaan nadenken over de inhoud. Stel jezelf de vraag:
met welke inhoud bereik ik mijn publiek en doe ik tegelijkertijd recht aan mijn ambitie?
Aanvullende vragen:
1. Wat zegt jullie huisstijlhandboek over taalgebruik voor verschillende doelgroepen?
2. Welke tekstopbouw kies je?
3. Welke taal past bij je ambitie en bij je publiek?
4. Hoe kan de tekstuele vormgeving de inhoud ondersteunen?
5. Hoe kan de grafische vormgeving de inhoud ondersteunen?
De meeste nieuwsbrieven hebben een vaste vormgeving met bepaalde (grafische) elementen. Dit kun je gebruiken om je inhoud in overzichtelijke delen op te knippen en aan je publiek te presenteren.
Kijk hierbij goed naar het belang van de verschillende onderwerpen en stel bij ieder deelonderwerp nog even kort de API-vragen om jezelf scherp te houden.
Tip: begin met het belangrijkste onderwerp.
Ook het huisstijlhandboek geeft je handvatten voor het schrijven van de inhoud. Vaak zijn er bijvoorbeeld afspraken gemaakt over de aanspreekvorm voor bepaalde groepen (bijvoorbeeld ouders, of juist studenten), over actief taalgebruik en over bepaalde termen die juist wel of niet gebruikt worden.
Het schrijven van de nieuwsbrief
Nu je hebt nagedacht over je API kun je beginnen met het daadwerkelijke schrijven. Daarbij kun je de volgende schrijftips altijd toepassen:
1. Schrijf actief.
2. Gebruik consequent dezelfde aanspreekvorm.
3. Creëer een prettig ritme door lange en kortere zinnen af te wisselen.
4. Maak gebruik van vormgeving (zowel grafisch als tekstueel) om je boodschap te versterken.
5. Parkeer je tekst een paar dagen en kijk er daarna nog een keer naar met een frisse blik.
6. Besteed bewust aandacht aan de onderwerpregel. Die bepaalt voor een groot deel of je publiek de nieuwsbrief überhaupt gaat lezen.
7. Check tot slot nog één keer je API.
Een goede voorbereiding…
Een goede voorbereiding draagt er 9 van de 10 keer aan bij dat je snel en effectief kunt schrijven.
Hoe zit het dan met die ene keer dat dit niet zo is? Dat kan een kwestie zijn van ‘je dag niet hebben’. Dit kan gewoon soms gebeuren. Parkeer je project en kijk er op een later tijdstip opnieuw naar.
Maar kijk voordat je dat doet nog één keer of je alle API-vragen concreet hebt beantwoord. Is er misschien toch iets aan je aandacht ontglipt? Als je ontdekt wat je eerder over het hoofd hebt gezien, kun je direct weer verder.
Wil je API altijd bij de hand hebben?
Stuur me een mail
Ik doe geen pogingen om je op mijn e-maillijst te krijgen (die heb ik niet 😂) dus dit gaat niet geautomatiseerd. Je kunt me gewoon een mailtje sturen en om API vragen. Dan krijg je de PDF zo snel mogelijk in je mailbox.
Hoi,
ik ben Lisette.
‘Ik schrijf omdat ik dat leuk vind en ik geniet ervan om mijn kennis over schrijven met anderen te delen.’
Tijdens mijn Pabo-opleiding deed ik een cursus ‘Korte verhalen en romans schrijven.’ Mijn eerste roman volgde en na een aantal jaren besloot ik ook commerciële teksten te gaan schrijven.
Als schrijfbegeleider kan ik het overdragen van kennis perfect combineren met mijn liefde voor schrijven!
Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het schrijven?
0 reacties